اپلیکیشن مدیریت هزینه های ساختمان

این ابزار هوشمند، نه فقط برای ثبت گزارش و ایجاد نظم، بلکه برای آرامش خیال مدیر و ساکنین آمده است، اما دقیقاً چطور؟ در ادامه به طور کامل امکانات این برنامه کاربردی را بررسی خواهیم کرد.

اپلیکیشن مدیریت هزینه چه کاری انجام می‌دهد؟

زندگی در مجتمع های مسکونی شلوغ، با تمام مزایای امنیت و امکانات، همیشه چالش های خودش را دارد. یکی از مهم ترین این چالش ها، مدیریت مالی و هزینه های مشترک مجتمع مسکونی است. از جمع آوری شارژ و ثبت هزینه های تعمیرات تا مدیریت امکانات رفاهی و مشاعات، همه اینها نیاز به نظم، شفافیت و هماهنگی دارند. اینجاست که اپلیکیشن مدیریت هزینه های ساختمان، ابزاری هوشمند برای ساده سازی این فرآیندها وارد می شود.

با استفاده از این اپلیکیشن، مدیر ساختمان می‌تواند تمامی پرداخت ها، هزینه ها، گزارش ها، قوانین و هماهنگی ها را در یک پلتفرم جامع ثبت و پیگیری کند. ساکنین هم به راحتی در جریان پرداخت ها قرار می گیرند و می توانند بدون نیاز به تماس یا مراجعه حضوری، حساب خود را مدیریت کنند.

مزایای استفاده از اپلیکیشن مدیریت مالی ساختمان

ساده‌ترین مزیت این اپلیکیشن ها، صرفه جویی در زمان است. دیگر نیازی نیست مدیر، ساعت‌ها وقت صرف ثبت دستی پرداخت ها یا یادآوری بدهی ها کند، اما موضوع فقط سرعت نیست، دقت و شفافیت هم به طور چشم‌گیری افزایش پیدا می کند که از مهمترین مزایای استفاده از این اپلیکیشن است.

از طرف دیگر، ثبت دیجیتال پرداخت ها باعث می شود هیچ مبلغی گم یا فراموش نشود. هر هزینه‌ای با تاریخ، جزئیات و مستندات کامل به سادگی قابل پیگیری است. این یعنی در زمان اختلاف نظرها یا پرسش ها، همه چیز شفاف و مشخص است.

همچنین بخوانید : راه حل قانونی عدم پرداخت شارژ ساختمان

قابلیت های مهم در نرم افزار محاسبه هزینه ساختمان

یک اپلیکیشن کاربردی، غیر از پوشش پروسه های مالی ساختمان باید در دیگر بخش ها نیز امکانات مورد نیاز را در اختیار مدیران و ساکنین قرار دهد. اگر بخواهیم دقیق تر شویم، یک اپلیکیشن حرفه ای باید امکانات زیر را ارائه دهد:

• ثبت و دسته بندی دقیق تمامی هزینه ها و پرداختی های ساکنین
• امکان پرداخت آنلاین شارژ توسط ساکنین
• ایجاد دسترسی های متفاوت برای مدیر، هیات مدیره و ساکنین
• امکان ایجاد هماهنگی و رزرو امکانت رفاهی ساختمان
• امکان تعریف قوانین
• امکان دریافت گزارش به صورت ماهانه و سالانه
• انجام نظرسنجی و اعلانات ساختمان
• ارسال پیامک
• ثبت فاکتور با عکس
• ارسال خودکار صورت حساب
• محاسبه دقیق شارژ بر اساس متراژ/نفرات
• داشبورد مالی
• پیگیری بدهکاران
• خروجی اکسل
• آرشیو کامل هزینه ها

که همه این موارد در اپلیکیشن مای لابی من پوشش داده شده است و این ویژگی ها باعث می‌شوند مدیریت ساختمان از یک مسئولیت سنگین و پر از خطا، به یک فرآیند آسان، شفاف و قابل کنترل تبدیل شود.

آیا میدانید نحوه تهیه بیلان مالی ساختمان چگونه است؟

اپلیکیشن چه کمکی به شفافیت مالی بین ساکنین می‌کند؟

یکی از اصلی ترین دغدغه های ساکنین، نداشتن دید واضح از وضعیت مالی ساختمان است. همیشه این سوال وجود دارد که «پول شارژ کجا خرج شد؟» یا «چرا هزینه ها این‌قدر زیاد شده؟» اپلیکیشن مدیریت هزینه های ساختمان، این ابهام را از بین می‌برد. ساکنین می توانند ریز هزینه ها، تاریخچه پرداخت ها، وضعیت بدهی ها و حتی صورتحساب های رسمی را در برنامه ببینند. این شفافیت، جلوی بسیاری از سوتفاهم ها را می گیرد و اعتماد بین ساکنین و مدیریت را افزایش می دهد.

مقایسه روش سنتی و دیجیتال در مدیریت هزینه ها

روش سنتی، مدیر ساختمان باید هزینه ها را در دفتر یادداشت کند، رسیدها را نگه دارد و با تک‌تک واحدها تماس بگیرد که احتمال بروز خطا و اشتباه در محاسبات وجود دارد. در مقابل، روش دیجیتال با استفاده از اپلیکیشن:

• داده‌ها را اتوماتیک ثبت می کند.
• به روزرسانی لحظه ای دارد.
• امکان گزارش گیری سریع دارد.
• خطای انسانی را به حداقل می رساند.
• باعث اعتماد سازی بین اعضای ساختمان می‌شود.

همانطور که میبینید، روش سنتی دیگر پاسخگوی حجم و پیچیدگی مالی ساختمان ها و مجتمع های امروزی نیست و باید از اپلیکیشن مدیریت هزینه های ساختمان استفاده کرد.

چه ساختمان هایی بیشتر به این اپلیکیشن نیاز دارند؟

به‌طور خاص، ساختمان هایی که بیش از ۱۰ واحد دارند، مدیریت مشاعات گسترده ای دارند یا دارای امکانات رفاهی مثل استخر، سالن ورزشی یا پارکینگ های بزرگ هستند، بیشتر از هر زمان دیگری به چنین اپلیکیشنی نیاز دارند. همچنین ساختمان هایی که با مشکلات مالی یا اختلافات بین ساکنین مواجه هستند، می‌توانند با استفاده از این ابزار، مشکلات و اختلافات را برطرف کنند.

مای لابی من؛ فراتر از یک اپلیکیشن ساده

در بین اپلیکیشن های موجود در بازار، مای لابی من یک سروگردن بالاتر از بقیه است. می پرسید چرا؟ چون فقط یک نرم افزار نیست؛ بلکه یک پلتفرم هوشمند و قابل مشاوره است که با توجه به نیازهای خاص هر مجتمع طراحی و شخصی سازی می شود. بر خلاف سایر برنامه ها که ساختاری یکسان برای همه مجتمع ها و ساختمان ها دارند، مای لابی من خودش را با مدیران هماهنگ می کند و بر اساس نیازهای مجتمع، این برنامه شخصی سازی می شود.

علاوه بر این تولیدکنندگان این برنامه به مدیران برای مدیرت ساختمان و مجتمع مشاوره می دهند. برخی از قابلیت های خاص مای لابی من که در رقبا دیده نمی شود:

• امکان شخصی سازی کامل برای قوانین، سانس بندی ها و امکانات خاص
• رزرو داینامیک مشاعات مثل استخر، رستوران، کارواش و…
• مدیریت مالی، گزارش‌گیری، ثبت هزینه، پرداخت آنلاین و دستی
• ارسال پیامک، ایجاد تابلو اعلانات، نظرسنجی و رای‌گیری
• تعریف پکیج ها، کلاس ها و ایونت های مجتمع

حتی نام های بزرگی مثل پارامیس گاردن، برج بین الملل تهران، بام فرشته و بسیاری از مجتمع های دیگر هم‌اکنون از این اپلیکیشن استفاده می کنند.

تجربه کاربری

بیایید برای درک بهتر فواید استفاده از نرم افزار مالی ساختمان چند مثال و تجربه کاربران را برایتان شرح دهیم:

مدیریت هزینه ها در یک ساختمان 24 واحدی:

در یک ساختمان 24 واحدی حتی بیشتر از 20 واحد چندین هزینه ثابت و متغیر وجود دارد که ثبت و مدیریت این هزینه ها به صورت دستی و سنتی بسیار سخت و با خطا روبه رو است. مدیر یک مجتمع 24 واحدی هزینه های ماهانه ساختمانش را اینطور برای ما بیان کرد.

• حقوق سرایدار
• هزینه نظافت
• سرویس ماهانه آسانسور
• شارژ موتورخانه
• قبوض آب مشترک
• خرید مواد مصرفی (مایع شوینده، لامپ، کلید…)
• هزینه‌های پیش‌بینی‌نشده

که فرمودند به صورت دستی هر ماه همه فاکتورها را جمع میکند، تقسیم بر واحدها میکند و از طریق گروهی که با ساکنین ساخته بودند اعلام میکند.

با این روش هم وقت زیادی باید صرف جمع و تقسیم هزینه ها میکرد و هم احتمال اشتباه و خطا زیاد بود و همیشه ساکنین معترض بودند. علاوه بر آن برای جمع آوری مبالغ از ساکنین چندبار باید پیگیری میکرد و با آنها تماس میگرفت.

حال با روش هوشمند و استفاده از اپلیکیشن مالی “مای لابی من” هیچ اختلافی پیش نمی آید، همه چیز شفاف و قابل پیگیری و قابل اثبات است.

  1. ثبت آنی هزینه ها

مدیر هر هزینه را همان لحظه داخل اپلیکیشن ثبت می‌کند. مثلاً:

• سرویس آسانسور: ۴,۲۰۰,۰۰۰
• حقوق سرایدار: ۸,۵۰۰,۰۰۰
• موارد مصرفی: ۷۵۰,۰۰۰

   2. ارسال خودکار به واحدها

در پایان ماه، سیستم صورت حساب ماهانه را به همه ۲۴ واحد ارسال می‌کند.

  3. تقسیم هزینه بر اساس متراژ یا نفرات

بسته به قانون ساختمان، اپلیکیشن خودکار هزینه ها را تقسیم می‌کند. مثال:

• واحدهای ۹۵ متری → ۳۵۰ هزار
• واحدهای ۱۳۰ متری → ۴۷۵ هزار
• واحدهای کوچک‌تر → ۲۸۰ هزار

   4. پرداخت آنلاین

هر واحد داخل پنل خود مبلغ را پرداخت می‌کند. نیازی به کارت‌به‌کارت نیست.

  5. گزارش کامل

مدیر در پایان ماه گزارش دقیق:

• جمع هزینه‌ها
• جمع مبالغ واریزی
• بدهکاران
• مانده حساب
  می‌گیرد.

تجربه دوم : خرابی پمپ آب  و مدیریت هزینه تعمیرات فوری :

یک فردی فرمود که در مجتمعشان، پمپ آب خراب شد و حدود 15 میلیون هزینه دربر داشت که باید به صورت فوری تعمیرات انجام میشد و هزینه ها از ساکنین جمع آوری میشد، این مورد باعث چالش هایی برای ایشان شد، چون هزینه سنگین بود و به طور ناگهانی اتفاق افتاده بود، باعث تنش بین ساکنین شد و جمع آوری پول سخت بود.

در تابلوی اعلانات این مورد به ساکنین اطلاع رسانی شد و فاکتور تعمیر پمپ نیز قرار داده شد، اما خیلی از ساکنین برای پرداخت هزینه ممانعت کردند و به بحت و مشاجره کشیده شد.

اما بعد از استفاده از اپلیکیشن این مشکل کمتر شد و روند کار راحتتر شد.

در نرم افزار مالی ساختمان به راحتی هزینه اضطراری را می توان ثبت کرد و به صورت خودکار به تمام واحدها اطلاع رسانی کرد. همچنین نرم افزار به صورت خودکار هزینه را بین ساکنین تقسیم میکند و به صورت ریز جزئیات در اختیار ساکنین قرار میدهد.

همچنین میتوان مهلت زمان پرداخت هزینه را تعیین کرد.

در این حالت درگیری لفظی و فیزیکی بین ساکنین از بین می رود و اگر واحدی ممانعت کند به راحتی میتوان از مراجع قانونی پیگیری کرد.

جمع بندی:

مدیریت ساختمان و مجتمع های امروزی با وجود تعداد بالای واحدها و امکانات متنوع رفاهی نیاز به دقت و استفاده از ابزارهای به روز دارد. اپلیکیشن مدیریت هزینه های ساختمان مای لابی من ابزاری است که به مدیران و ساکنین کمک میکند نه تنها در روند پرداخت هزینه ها شفافیت و راحتی بیشتری داشته باشند، بلکه برای استفاده از امکاناتی مثل استخر و کافی شاپ نیز با آسودگی بیشتری عمل کنند.