مشکلات مدیریت ساختمان

اگر به عنوان مدیر ساختمان انتخاب شده‌اید، باید از همین لحظه خودتان را برای دست و پنجه نرم کردن با مشکلات و چالش‌های جدی آماده کنید. معمولا خیلی‌ها، مدیریت ساختمان را در گرفتن شارژ ساختمان خلاصه می‌کنند، اما در واقعیت اینطور نیست! از تاسیسات و تعمیرات گرفته تا گفتگو و تعامل با ساکنین؛ همه‌چیز در انتظار شماست. با این حال، خیلی هم نگران نباشید! اگر وظایف و دایره اختیارات خودتان را بدانید، به راحتی می‌توانید از این چالش‌ها عبور کرده و ساختمان را به خوبی مدیریت کنید. آشنایی با وظایف و مشکلات مدیریت ساختمان، به سایر ساکنین آپارتمان هم کمک می‌کند تا قوانین را به خوبی رعایت کنند.

در این مطلب به صورت کامل به این موضوع می‌پردازیم و سعی می‌کنیم به تمام سوالات شما در این زمینه پاسخ دهیم.

مدیر ساختمان دقیقا چه کسی است؟

به زبان ساده، مدیر ساختمان همان فردی است که از طرف تمام ساکنین (یا مجمع عمومی) برای وظایف اجرایی ساختمان و رعایت صحیح قوانین آپارتمان‌نشینی انتخاب می‌شود؛ برای مثال، نظارت بر سرایدار و نظافت‌چی‌ها، تعمیرات و گرفتن شارژ ساختمان، گفتگو با ساکنین و برگزاری جلسات و در نهایت، نظم‌دهی به زندگی در محیط آپارتمان جزو وظایف یک مدیر ساختمان است.

چالش ها و مشکلات مدیریت ساختمان چیست؟

انجام وظایف مدیر ساختمان همیشه به همین سادگی صورت نمی‌گیرد. ممکن است در تجربه مدیریتی خود، با مشکلاتی مواجه شوید که برای حل آن‌ها باید از قبل آمادگی داشته باشید. در ادامه بعضی از این چالش‌ها را بررسی می‌کنیم.

• خراب شدن آسانسور

تصور کنید صبحی که برایتان بسیار مهم است، آسانسور ساختمان خراب می‌شود. این اتفاق ساده، می‌تواند کل روز شما را تحت تأثیر قرار دهد و به شما نشان دهد که چقدر به یک مدیریت قوی در ساختمان نیاز داریم. خوب است بدانید که مطابق بند 22-10-2 و 22-2-6 از مقررات ملی ساختمان، این وظیفه مدیر ساختمان است که گواهینامه‌های لازم برای ایمنی آسانسور و دیگر تجهیزات را دریافت کند؛ بنابراین اگر حادثه‌ای در آسانسور رخ دهد، مسئولیت آن تا حد زیادی بر عهده مدیریت ساختمان است. با این توضیحات، مشکلات مربوط به آسانسور فقط به گرفتن هزینه‌های مربوط به آن خلاصه نمی‌شود.

• تاسیسات ساختمانی و مشکلات مربوط به آن

این کاملا طبیعی است که به مرور زمان، بعضی تاسیسات ساختمان مانند موتورخانه، سیستم لوله‌کشی و حتی برق دچار خرابی شود؛ بنابراین مدیر ساختمان باید همیشه آماده مواجه شدن با این مشکلات باشد. در همین زمینه، یکی از چالش‌های بزرگ مدیران ساختمان، مدیریت هزینه‌های مشترک تعمیرات است. جمع‌آوری شارژ ماهیانه از همه ساکنین، برآورد هزینه‌های نگهداری از تجهیزات موتورخانه و تاسیسات و همچنین توزیع عادلانه این هزینه‌ها بین ساکنین، نیازمند دقت و مهارت بالایی است. عدم پرداخت به موقع شارژ توسط برخی ساکنین، می‌تواند به ایجاد مشکلات مالی برای ساختمان و نارضایتی ساکنین منجر شود.

• حل و فصل اختلافات بین ساکنین

زندگی در آپارتمان به معنای زندگی در کنار افرادی با فرهنگ‌ها و سبک زندگی‌های متفاوت است. اختلاف نظرها و درگیری‌های بین ساکنین، یکی دیگر از چالش‌های جدی مدیران ساختمان است. سروصدای بیش از حد، رعایت نکردن نظافت عمومی، پارک خودرو در مکان‌های ممنوع و… از جمله مشکلاتی هستند که ممکن است آرامش ساکنین را بر هم بزنند. مدیر ساختمان باید بتواند با مهارت و تعامل اجتماعی بالا، این اختلاف‌نظرها را برطرف کرده و به جمع‌بندی مناسبی برساند.

مطابق با ماده 1 قانون مدنی، تمام اعضا و ساکنین یک آپارتمان مسکونی می‌توانند با هم به توافق برسند و یک اساسنامه تشکیل دهند. بر اساس این اساسنامه، ساکنین می‌توانند دایره اختیارات مدیریت ساختمان از جمله حل و فصل مشکلات و اختلافات بین همسایگان را تعریف کنند؛ بنابراین حل و فصل اختلاف بین همسایگان، یکی از اختیارات قانونی مدیر ساختمان است.

• استخدام و نظارت بر سرایدار

مدیر ساختمان باید چشم و گوش ساختمان باشد. او به عنوان ناظر بر عملکرد سرایدار، نقش بسیار مهمی در حفظ نظافت و بهداشت ساختمان ایفا می‌کند. مدیریت، باید به صورت دوره‌ای از کلیه قسمت‌های ساختمان بازدید کرده و از رعایت استانداردهای نظافتی توسط سرایدار اطمینان حاصل کند. اگر ساکنین مشکلی در رابطه با نظافت ساختمان مشاهده کردند، باید آن را به اطلاع مدیر ساختمان برسانند تا پیگیری‌های لازم انجام شود. یک مدیر ساختمان فعال، با تشویق و حمایت از سرایدارانی که وظایف خود را به خوبی انجام می‌دهند، می‌تواند انگیزه آن‌ها را برای ارائه خدمات بهتر افزایش دهد.

به طور کلی، بهتر است مدیر ساختمان با وظایف سرایدار کاملا آشنا باشد؛ از جمله این وظایف می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:

1. نگهبانی و مراقبت 24 ساعته از ساختمان (شامل روزهای تعطیل)
2. حفظ امنیت ساختمان
3. مراقبت از فضای سبز و باغچه‌های حیاط یا بخش پارکینگ
4. نگهداری از تجهیزات و تاسیسات ساختمان مانند آسانسور، نورپردازی، موتورخانه و …
5. نظافت راه پله‌ها و تمیز کردن دیوارهای داخل آپارتمان و راه پله‌ها
6. چک کردن پشت بام و وظعیت کولرها، ایزوگام، عایق‌بندی و موارد مشابه برای جلوگیری از نم‌زدگی
7. سایر کارها مانند روغن‌کاری درب‌های اصلی ساختمان، عوض کردن لامپ‌های سوخته و …

• اطلاع رسانی به افراد غایب در جلسات

یکی از مشکلات رایج در جلسات ساکنین ساختمان، حضور نداشتن بعضی از ساکنین است. متاسفانه به هر دلیلی بعضی از ساکنین نمی‌توانند در جلسات حاضر شوند و دقیقا همینجا مدیر ساختمان باید حواسش به این افراد نیز باشد. قانون می‌گوید مدیر ساختمان موظف است حداکثر ۱۰ روز بعد از جلسه، تصمیمات گرفته شده را به افراد غایب اطلاع دهد. این کار باعث می‌شود از تصمیماتی که برای ساختمان گرفته می‌شود، همه ساکنین باخبر شوند.

• قطع خدمات برای مالکان بدهکار

اگر ساکنان آپارتمان، هزینه‌ای که باید بپردازند را پرداخت نکنند، مدیر ساختمان باید اخطارها و ابلاغیه‌های لازم را به این افراد اعلام کند و به آن‌ها اخطارهای لازم را بدهد. در صورتی که به این هشدارها توجه نکردند، قانون این حق را به مدیر ساختمان می‌دهد که به نظر و تصمیم خود، خدمات مشترک مانند آب گرم، شوفاژ یا برق واحدهای موردنظر را قطع کند.

البته دقت کنید که مدیر ساختمان نمی‌تواند بدون اخطار قبلی این کار را انجام دهد. اگر باز هم ساکنین موردنظر، بدهی خود را پرداخت نکردند، مدیر ساختمان می‌تواند از دادگاه بخواهد تا اموالی از آن‌ها را بفروشد و از پول آن، بدهی را تامین کند.

• گواهی تسویه حساب برای نقل و انتقال ملک

یکی از وظایف مدیر ساختمان این است که به ساکنین ساختمان برای پرداخت هزینه‌های شارژ و سایر هزینه‌ها یک رسید یا گواهی پرداخت هزینه بدهد. این رسید، نوعی گواهی تسویه است و با کمک آن، مشخص می‌شود که شما یا مالک قبلی واحد مسکونی، هیچ بدهی خاصی ندارید. شما نیز زمانی که می‌خواهید ملکی را بخرید یا بفروشید، بهتر است گواهی تسویه واحد موردنظر را از مدیر ساختمان مربوطه بگیرید.

قانون درباره مدیر ساختمان چه می گوید؟

مطابق ماده 14 آیین‌نامه اجرایی قانون تملک آپارتمان‌ها، مدیر ساختمان مسئولیت اداره و نگهداری از ساختمان را بر عهده دارد. این مسئولیت شامل اجرای تصمیمات اتخاذ شده در مجمع عمومی مالکین نیز می‌شود. به عبارت دیگر، مدیر ساختمان به عنوان نماینده ساکنین عمل کرده و موظف است مصوبات مجمع را به طور کامل اجرا کند.

همچنین بر اساس ماده 20 آیین‌نامه، مدیر موظف است ساختمان را در برابر حوادثی مانند آتش‌سوزی بیمه کند و هزینه بیمه را بر اساس متراژ واحدهای مسکونی بین مالکین تقسیم نماید.

خوب است بدانید، در صورتی که مالکین یا مستأجران نسبت به میزان شارژ اعتراض داشته باشند، مدیر ساختمان موظف است طبق ماده 24 آیین‌نامه به شکایت آن‌ها رسیدگی کند. این رسیدگی باید عادلانه و بر اساس قوانین و مقررات مربوطه انجام شود.

از دیگر وظایف مدیر ساختمان می‌توان به نگهداری از کلیه اسناد و مدارک مربوط به ساختمان از جمله صورت جلسات مجامع عمومی، قراردادهای بیمه، قبض‌ها و رسیدها اشاره کرد.

چه وظایفی بر عهده مدیر ساختمان نیست؟

مدیر ساختمان، مسئولیت اداره و نگهداری از ساختمان را بر عهده دارد، اما اختیارات او محدود است. این محدودیت‌ها برای حفظ حقوق همه ساکنین و جلوگیری از سوءاستفاده از قدرت توسط مدیر تعیین شده‌اند.

مهم‌ترین محدودیت‌های مدیر ساختمان عبارتند از:

• عدم امکان واگذاری وظایف: مدیر ساختمان نمی‌تواند کارهای خود را به شخص دیگری بسپارد و از زیر بار مسئولیت شانه خالی کند.
• استفاده محدود از هزینه‌های شارژ: پولی که ساکنین به عنوان شارژ پرداخت می‌کنند، باید صرف هزینه‌های مشترک ساختمان شود و مدیر حق ندارد از آن برای مصارف شخصی استفاده کند.
• محدودیت در قطع خدمات ساکنین: قطع خدمات یک ساکن به دلیل بدهکاری، تنها پس از طی مراحل قانونی و صدور اظهارنامه امکان‌پذیر است.
• حفظ حریم خصوصی ساکنین: مدیر ساختمان حق دخالت در امور شخصی ساکنین را ندارد.

اگر فرصت کافی ندارید، تمام وظایف، مسئولیت‌ها و محدودیت‌های مدیر ساختمان را در جدول زیر به صورت خلاصه آورده‌ایم:

بهترین روش مدیریت ساختمان

تا این قسمت به تمام وظایف و چالش های مدیریت ساختمان پرداختیم، اما آیا راهی وجود دارد که از شر تمام این مشکلات خلاص شویم؟ یا حداقل روشی وجود دارد که با کمک آن بتوانیم وظایف مدیریت ساختمان را آسان‌تر و بهتر انجام دهیم؟

در پاسخ باید گفت، تاکنون روش‌های مختلفی برای کمک به مدیریت ساختمان استفاده شده است که در ادامه به 3 مورد از آن‌ها اشاره می‌کنیم.

1-    استفاده از نرم افزارهای مدیریت ساختمان

معمولا در ساختمان‌های جدید، مجتمع‌ها یا شهرک‌های مسکونی برای مدیریت سیستم تاسیسات ساختمان و همچنین مدیریت هزینه‌ها از روش‌های جدیدتری مانند نرم افزارهای کامپیوتری (computer-aided facilities management) استفاده می‌شود. این نرم افزارها میزان مصرف انرژی، داده‌های مربوط به تجهیزات تاسیساتی و همچنین هزینه‌های مرتبط را محاسبه می‌کنند. استفاده از این روش، به شدت به نظم‌دهی واحدهای مسکونی کمک می‌کند.

از طرفی، با خرید نرم افزار مدیریت ساختمان، هرکدام از ساکنین می‌توانند در هر زمان و مکانی به راحتی به فهرست هزینه‌ها، اطلاعات مربوط به امکانات رفاهی ساختمان مانند استخر، جکوزی، تالار، سالن اجتماعات، روف گاردن و … دسترسی داشته باشند و در صورت نیاز آن‌ها رزرو کنند. همچنین می‌توانند خیلی سریع و به صورت مستقیم، هزینه‌های مربوطه را پرداخت کرده و رسید آن‌ها را با جزئیات کامل بگیرند.

2-    مدیریت شراکتی (انتخاب دو یا چند مدیر)

در موارد خاصی، مانند بعضی از ساختمان‌های بزرگ که چالش‌های جدی در مدیریت ساختمان دارند، بهتر است از دو یا چند مدیر ساختمان کمک گرفته شود. در این صورت، تعداد مدیران که توسط ساکنین انتخاب می‌شوند، حتما باید فرد باشد. در این صورت، زمانی که درباره موضوع خاصی اختلاف نظری وجود داشت، مشکلی در رای‌گیری ایجاد نمی‌شود.

3-    برنامه ریزی دقیق و تدوین قوانین ساختمان

یکی دیگر از روش‌های کمک به مدیریت ساختمان، تدوین قوانین و اساس‌نامه دقیق و مشخص است، در این صورت، کار مدیریت ساختمان تقریبا آسان‌تر می‌شود و هرکسی در ساختمان وظایف خود را به خوبی می‌شناسد. واقعیت این است که برای ایجاد محیطی آرام و مطبوع در یک ساختمان مسکونی، داشتن قوانین و مقرراتی منظم و کارآمد ضروری است. اما تدوین این قوانین تنها بخشی از ماجراست. قبل از هر چیز، باید مشکلات و نیازهای ساکنین به دقت بررسی شود.

تصور کنید مدیری بدون اطلاع از مشکلات و دغدغه‌های ساکنین، بخواهد قوانین جدیدی وضع کند. چنین قوانینی نه تنها کمکی به بهبود اوضاع نخواهد کرد، بلکه ممکن است باعث ایجاد نارضایتی و تنش بیشتر شود.

سوالات متداول

  1. آیا هر ساکن می‌تواند به عنوان مدیر ساختمان انتخاب شود؟

لزوماً خیر. هرچند معمولاً ساکنین ساختمان، مدیر خود را انتخاب می‌کنند، اما برخی قوانین و مقررات ممکن است شرایط خاصی را برای احراز این سمت تعیین کنند. مثلاً ممکن است داشتن سابقه سکونت طولانی‌مدت، عدم سوء پیشینه و یا داشتن تجربه مدیریتی جزو این شرایط باشد. بهتر است به قوانین داخلی ساختمان مراجعه کنید.

  2. اگر مدیر ساختمان وظایف خود را به خوبی انجام ندهد، چه باید کرد؟

در صورتی که مدیر ساختمان به وظایف خود عمل نکند و یا تخلفی مرتکب شود، ساکنین می‌توانند با برگزاری مجمع عمومی فوق‌العاده، نسبت به عزل وی اقدام کنند. همچنین می‌توانند شکایتی را به مراجع قضایی یا سایر مراجع ذی‌صلاح ارائه دهند.

  3. آیا مدیر ساختمان دستمزد دریافت می‌کند؟

بله، در بسیاری از ساختمان‌ها، مدیر ساختمان حق‌الزحمه یا دستمزدی دریافت می‌کند، اما میزان و نحوه پرداخت این دستمزد باید در مجمع عمومی ساختمان تصویب شود و در آیین‌نامه داخلی ساختمان قید گردد. همچنین، این دستمزد باید متناسب با حجم کار و مسئولیت‌های مدیر باشد و نباید از منابع مالی ساختمان به صورت غیرقانونی استفاده شود.

سخن آخر

در پایان خوب است به این نکته اشاره کنیم که یک مدیر ساختمان موفق، کسی است که بتواند تعادل بین وظایف، اختیارات و محدودیت‌های خود را برقرار کرده و با ایجاد ارتباط موثر با ساکنین، به بهبود کیفیت زندگی در ساختمان کمک کند. در این مقاله سعی کردیم به سوالات شما در زمینه وظایف و مشکلات مدیریت ساختمان بپردازیم و استفاده از نرم افزارهای مدیریت ساختمان و بعضی روش‌های دیگر را برای کمک به مدیریت بهتر ساختمان پیشنهاد دادیم؛ با این حال، اگر هنوز درباره قوانین و مسئولیت‌های مدیریت آپارتمان خود سوال دارید، می‌توانید در بخش نظرات این سوالات را با ما در میان بگذارید. کارشناسان ما در سریع‌ترین زمان ممکن به شما پاسخ می‌دهند.