در بسیاری از ساختمان ها هنوز فرآیندهای مدیریت مالی ساختمان به صورت دستی یا سنتی انجام می شوند؛ روش های سنتی عملکرد و ایمنی ضعیفی دارند که باعث خطاهای انسانی، اختلاف بین ساکنان و مدیران، از بین رفتن اعتماد عمومی و انواع تخلفات مالی می شوند.
اما راه حل چیست؟ پاسخ در یک جمله خلاصه می شود: دیجیتالی سازی فرآیندهای مالی با نرم افزارهای مدیریت ساختمان؛ این نرم افزارها با ثبت و ذخیره تراکنش های مالی (تاریخ تراکنش، زمان، شناسه پرداخت و…) ساختمان باعث شفافیت مالی برای ساکنین شده و اعتمادشان را افزایش می دهد؛ در این نرم افزارها هر هزینه ای همراه با تصویر فاکتور یا رسید پرداخت ثبت می شود؛ همچنین مدیر ساختمان می تواند برای هر کاربر، سطح دسترسی مشخصی تعریف کند تا هیچ فردی، به تنهایی قادر به تغییر یا حذف اطلاعات مالی نباشد.
برای مشاهده لیست بهترین نرم افزارهای مدیریت ساختمان کلیک کنید.
تمامی این قابلیت ها و یکسری قابلیت های امنیتی مخصوص ثبت و ذخیره هرگونه اطلاعات مالی، حسابداری و پرداختی باعث شده اند که تخلفات مالی در مدیریت ساختمان هایی که از نرم افزار استفاده می کنند، تقریباً به صفر برسند.
رایج ترین دغدغه های مالی ساکنان ساختمان + دلایل رخ دادن
| دغدغه های مالی ساکنان | توضیحات | علت بروز تخلف مالی |
| شفاف نبودن هزینه ها | هزینه های ثبت نشده، ثبت مبالغ غیرواقعی یا ارائه گزارش های ناقص | ثبت دستی اطلاعات، نبود نظارت، عدم ارائه گزارش شفاف به ساکنین |
| گم شدن یا دستکاری فاکتورها | فقدان فاکتور، ارائه فاکتورهای تکراری یا دستکاری شده | نگهداری کاغذی فاکتورها، امکان تغییر یا حذف بدون ثبت دیجیتال |
| عدم اعلام دقیق بدهی ها | ثبت نشدن پرداخت ها یا اشتباه در اعلام بدهی شارژ | خطای انسانی، ثبت غیرسیستمی تراکنش ها، نبود نرم افزار حسابداری |
| نبود سوابق مالی قابل اعتماد | نبود آرشیو مالی قابل استناد برای سال های گذشته | نگهداری سنتی اطلاعات، تغییر مدیر ساختمان، نبود نسخه پشتیبان امن |
| هزینه های غیرضروری یا نامتعارف | انجام خریدها یا هزینه کردهای بدون تصویب و خارج از بودجه | نبود ساز و کار نظارت جمعی، عدم وجود سیستم ثبت تصویری فاکتورها |
| اختلاف بین مدیر و ساکنین | اختلاف نظر بر سر هزینه ها و نحوه مدیریت شارژ | نبود شفافیت، عدم مشارکت ساکنان در مشاهده اطلاعات مالی |
| احتمال سوءاستفاده مالی | برداشت غیرمجاز، ثبت اشتباه عمدی یا حذف اطلاعات | نبود سیستم لاگ فعالیت ها، نبود دسترسی های محدود، مدیریت سنتی |
| تأخیر در دریافت شارژ | پرداخت نشدن شارژ توسط برخی واحدها و ابهام در لیست بدهکاران | نبود سیستم یادآوری اتوماتیک، ثبت دستی پرداخت ها |
| عدم دسترسی ساکنان به اطلاعات لحظه ای | بی خبری از هزینه ها، پرداخت ها و وضعیت صندوق ذخیره | نبود سامانه آنلاین و وابستگی کامل به اعلام شفاهی مدیر |
نرم افزار مدیریت ساختمان چیست؟
نرم افزار مدیریت ساختمان یک ابزار دیجیتال برای کنترل دقیق و سریع نیازها مدیریتی مدیران ساختمان است. این نرم افزارها از قابلیت هایی مثل پرداخت آنلاین، مدیریت پرداخت ها، گزارش دهی دقیق و… برخوردار بوده و برای سامان دهی امور مالی، حسابداری، ارتباطی و اجرایی ساختمان عالی هستند.
با قابلیت هایی که نرم افزارهای مدیریت ساختمان دارند، می توان تراکنش ها را دقیق ثبت کرد، میزان هزینه ها را به صورت شفاف مشخص کرد و به صورت خودکار یک گزارش قابل استناد تهیه کرد؛ همچنین ساکنین می توانند این هزینه ها را ببینند و آنلاین پرداخت کنند. به طور خلاصه، این نرم افزارها، کارهای مدیریت ساختمان را ساده تر، سریع تر، دقیق تر و هوشمندتر می کنند.
استفاده از نرم افزارهای مدیریت ساختمان برای کاهش تخلفات مالی می تواند خیلی موثر باشد.
تفاوت مدیریت نرم افزاری با مدیریت سنتی ساختمان
- سرعت: لازم به گفتن نیست که نرم افزارها خیلی سریع تر از انسان ها می توانند کاری را انجام دهند؛ در نرم افزارها، تمامی کارهای ثبت اطلاعات و گزارش دهی در چند ثانیه انجام می شوند.
- دقت: جدا از سرعت، نرم افزارهای مدیریتی، دقت خیلی بیشتری هم نسبت به انسان ها دارند؛ در واقع اشتباهات انسانی در نرم افزارهای مدیریتی تقریباً صفر است.
- قابلیت پیگیری اطلاعات: در این نرم افزارها، تمام تراکنش ها و تغییرات، ثبت شده و هر زمان قابل دسترس و بررسی اند؛ پس اگر تخلف مالی ای رخ دهد، قابل پیگیری است؛ چیزی که در روش سنتی تقریباً وجود ندارد.
نقش کلیدی نرم افزار در جلوگیری از تخلفات مالی
در جلوگیری از تخلفات مالی ساختمان، نرم افزارهای مدیریت ساختمان، نقش اساسی دارند:
1. ایجاد شفافیت کامل مالی
اولین نقش نرم افزارها در کاهش تخلفات مالی ساختمان، شفاف سازی امور مالی ساختمان است. تمامی پرداخت ها، هزینه ها و فاکتورها در این نرم افزارها ثبت و ذخیره شده و ساکنین می توانند آن ها را بررسی کنند؛ این شفافیت و دسترسی ساکنین به این اطلاعات، باعث می شود که هیچ هزینه یا تراکنشی از دید ساکنین پنهان نماند و اینجوری اعتماد ساکنین بیشتر شده و زمینه تخلفات مالی عملاً از بین می رود.
برای مشاهده نحوه گزارش گیری مالی مدیر ساختمان کلیک کنید.
2. کاهش احتمال خطای انسانی
دومین نقش نرم افزار در کاهش تخلفات مالی در مدیریت ساختمان، از بین بردن احتمال خطای انسانی است. در روش های سنتی، همه محاسبات مالی و ثبت اطلاعات، دستی بودن که همین احتمال بروز خطاهای انسانی را بالا می برد؛ نرم افزارها تمامی فرایندهای محاسبه بدهی ها، جمع بندی هزینه ها، ثبت پرداختی ها و… را خودکار انجام داده و خطای انسانی را به حداقل می رسانند.
مدیریت مالی دقیق تر، سریع تر و بدون اشتباه، زمینه بروز اختلاف یا سوءتفاهم ها را از بین می برد.
3. جلوگیری از دست کاری اطلاعات مالی
نقش بعدی نرم افزارهای مدیریت ساختمان در کاهش تخلفات مالی این است که مانع تغییر اطلاعات مالی توسط افراد سودجو می شوند. در این نرم افزارها می توان یکسری سطح دسترسی مشخص کرد؛ مثلاً فقط کاربران مشخص شده، می توانند اطلاعات مالی را ثبت یا ویرایش کنند؛ با اینکار، عملاً دستکاری عمدی یا سهوی اطلاعات از بین می رود.
همچنین باید به این نکته هم توجه کرد که هیچکدام از اطلاعات را نمی توان به شکل دائم حذف کرد، پس حتی اگر شخص اطلاعات را حذف یا تغییر دهد، اطلاعات قابل بازیابی بوده و متخلف مشخص می شود. و باید توجه کنید که اگر فرد متخلف، مجوز نداشته باشد، تغییراتی که داده ذخیره نمی شوند که همین قابلیت، مانع امنیتی قوی ای مقابل این افراد است.
4. ثبت لاگ فعالیت ها برای پیگیری دقیق
یکی از موثرترین قابلیت های نرم افزارها در کاهش تخلفات مالی، قابلیت ثبت خودکار تمامی عملکردهای انجام شده در نرم افزار است؛ در واقع، هر تغییری که داخل نرم افزار انجام شود (از ویرایش هزینه گرفته تا ثبت پرداختی)، همگی در قالب لاگ فعالیت ذخیره می شوند.
با وجود لاگ ها، تمامی سوابق مالی به صورت دقیق ثبت شده و قابل پیگیری هستند؛ به طور دقیق تر، وجود لاگ ها باعث می شود که از هر فعالیت یا تغییرات مشکوکی، یک ردپا باقی بماند؛ مدیر هم می تواند این ردپاها را بررسی و افراد متخلف را پیدا کند.
5. ذخیره سازی امن و ابری اطلاعات
یکی از رایج ترین و بزرگ ترین مشکلات مدیریت سنتی ساختمان، گم شدن فاکتورها یا حذف اطلاعات در زمان تغییر مدیر بود؛ اطلاعات معمولاً روی کاغذ نوشته می شدن، پس طبیعیه که به راحتی گم شوند یا یکی اطلاعاتش را تغییر دهد.
نرم افزارهای مدیریتی، تمامی اطلاعات را روی یک فضای ابری ذخیره می کنند، پس حتی اگر دستگاه مدیر از بین برود، هیچکدام از اطلاعات حذف یا ویرایش نمی شوند.
همچنین باید اشاره کرد که فضای ابری باعث می شود که مدیر و ساکنین در هر زمان و مکانی بتوانند به اطلاعات دسترسی داشته باشند.
6. نظارت لحظه ای بر هزینه ها و پرداخت ها
یکی دیگر از مهم ترین نقش های نرم افزار در کاهش تخلفات مالی در مدیریت ساختمان این است که مدیر و ساکنان می توانند فوراً وضعیت مالی ساختمان را بررسی کنند؛ تمامی اطلاعات مالی که ثبت یا پرداخت شوند، در لحظه قابل بررسی هستند.
بیشتر بدانید : نحوه پیگیری و برخورد با عدم پرداخت شارژ ساختمان
این قابلیت، احتمال بروز تخلفات مالی را تا حد زیادی کاهش می دهد، چون هیچ یک از هزینه ها را نمی توان بدون ثبت یا اطلاع، تغییر داد.
7. یکپارچه سازی با پرداخت آنلاین برای جلوگیری از خطا
یکی از پرکاربردترین قابلیت های نرم افزارهای مدیریت ساختمان، قابلیت پرداخت آنلاین است که با حذف تراکنش های دستی، کاهش احتمال ثبت اشتباه مبالغ و همچنین ثبت تمامی پرداخت ها به همراه کد رهگیری و زمان دقیق، احتمال بروز تخلفات مالی را به صفر می رساند.
نتیجه؟
- هیچ پرداختی خارج از سامانه انجام نخواهد شد.
- هر پرداخت قابل پیگیری می باشد.
- امنیت و شفافیت مالی تضمین شده است.
ویژگی های یک نرم افزار مناسب برای کاهش تخلفات مالی
- امنیت بالا و رمزنگاری اطلاعات: تمامی اطلاعات رمزنگاری شده و امکان دسترسی غیر مجاز و دستکاری اطلاعات وجود ندارد.
- گزارش دهی دقیق و خودکار: تمامی تراکنش ها به صورت خودکار ثبت شده و در قالب یک گزارش دقیق به مدیر ساختمان داده می شوند.
- امکان نظارت هم زمان مدیر و ساکنان: هم مدیر و هم ساکنان می توانند اطلاعات مالی را ببینند؛ این شفافیت مالی باعث اعتماد بیشتر و تخلف کمتر می شود.
- پشتیبانی و به روزرسانی های منظم: وجود پشتیبانی فعال و به روزرسانی دوره ای، نرم افزار را ایمن، سریع و همیشه قابل اعتماد نگه می دارد.
مزیت رقابتی نرم افزار مدیریت ساختمان “مای لابی من” نسبت به سایر نرم افزارها
مای لابی من با ترکیب فناوری، تجربه و انعطاف پذیری، در مقایسه با سایر اپلیکیشن های مدیریت ساختمان، از چندین مزیت رقابتی کلیدی برخوردار بوده که باعث برتری چشمگیر آن شده است:
1. شخصی سازی کامل بر اساس نیاز هر ساختمان
بر خلاف نرم افزارهای ثابت بازار، مای لابی من به طور پویا بر اساس قوانین و سلیقه مدیریتی هر ساختمان تنظیم می شود. از نحوه پرداخت شارژ تا زمان بندی رزرو مشاعات، همه چیز در این نرم افزار، قابل تغییر است.
2. اتصال مستقیم به تجهیزات هوشمند مجتمع
این نرم افزار می تواند به صورت مستقیم با گیت های ورودی، درب های پارکینگ و سیستم های کنترل دسترسی ارتباط برقرار کند و در نتیجه، نظم، امنیت و راحتی ساکنان، افزایش پیدا خواهد کرد.
3. پلتفرمی فراتر از یک نرم افزار
مای لابی من صرفاً یک اپ نیست، بلکه یک دستیار مدیریتی هوشمند است که با تیم پشتیبانی تخصصی خود، در حوزه مدیریت ساختمان و خدمات هتلینگ به مدیران مشاوره خواهد داد.
4. کاربرپسند و قابل استفاده برای همه سنین
رابط کاربری ساده و فارسی آن، باعث شده است تا کسانی که تجربه استفاده از نرم افزار ندارند یا حتی کاربران مسن، بتوانند به راحتی از آن استفاده نمایند.
6. اعتماد برندهای معتبر ساختمانی
بسیاری از مجتمع ها و برج های مطرح کشور از این نرم افزار استفاده می کنند، که خود گواهی بر اعتبار، پایداری و کارایی بالای آن می باشد.
مای لابی من با این برتری ها، عملاً از یک نرم افزار ساده فراتر رفته و به یک شریک مدیریتی تمام عیار برای ساختمان ها تبدیل شده است.
سؤالات متداول (FAQ)
1. آیا امکان دست کاری در حساب ها وجود دارد؟
خیر. مای لابی من، سطح دسترسی جداگانه برای کاربران دارد و هیچ فردی نمی تواند اطلاعات مالی را به تنهایی تغییر دهد.
2. آیا ساکنان می توانند گزارش مالی ساختمان را ببینند؟
بله، هر ساکن با ورود به حساب کاربری خود، می تواند کلیه پرداخت ها و هزینه ها را به صورت شفاف مشاهده نماید.
3. آیا این نرم افزار برای ساختمان های کوچک هم مناسب است؟
بله، مای لابی من برای مدیریت انواع ساختمان ها (از برج های بزرگ تا مجتمع های کوچک) مناسب می باشد.
4. از اطلاعات مالی در مای لابی من، چطور محافظت می شود؟
کلیه داده ها به صورت رمزگذاری شده در فضای ابری امنی نگهداری می شوند و حتی با تغییر مدیر، این اطلاعات حذف نخواهند شد.
5. مای لابی من چگونه از تخلفات مالی جلوگیری می کند؟
تمام تراکنش ها در سامانه ثبت و قابل پیگیری هستند. هیچ پرداختی خارج از سیستم انجام نخواهد شد.
جمع بندی
در روش های سنتی مدیریت ساختمان، به دلیل محاسبات دستی هزینه ها یا ثبت اطلاعات روی کاغذ، احتمال بروز تخلفات مالی در ساختمان ها زیاد بود؛ اما امروزه با روی کار آمدن نرم افزارهای مدیریت ساختمان مثل نرم افزار قدرتمند «مای لابی من»، تمامی فرایندهای مالی به صورت خودکار و در فضایی امن انجام می شوند، پس بروز تخلفات مالی تقریباً به صفر رسیده اند.
شفافیت مالی، گزارش گیری دقیق، پرداخت آنلاین و کنترل چندلایه داده ها باعث شده اند تا «مای لابی من»، نقش کلیدی در کاهش تخلفات مالی در ساختمان ها داشته باشد؛ «مای لابی من» با ایجاد یک سامانه یکپارچه و شفاف، این مشکلات را به حداقل رسانده است. در این نرم افزار:
- تمامی پرداخت ها ثبت می شوند
- هزینه ها قابل ردیابی هستند
- داده ها ایمن و قابل بازیابی هستند
