یکی از اقدامات مهمی که در آپارتمان ها و مجتمع های مسکونی و تجاری توسط مدیر ساختمان یا هیئت مدیره صورت می گیرد برگزاری جلسات عمومی در ساختمان است. معمولا تصمیمات کلیدی ساختمان در این جلسات اتخاذ می شود و همه ساکنین می توانند از طریق این جلسات در جریان کامل امور قرار گیرند. اگر ساختمان تعداد واحد زیادی نداشته باشد جلسات خیلی راحت تر برگزار می گردد، اما در رابطه با برج ها و مجتمع هایی که تعداد واحد آن ها زیاد است این موضوع نیز با چالش هایی روبه رو خواهد بود. ما در این مطلب چالش های برگزاری جلسات در ساختمان را مطرح می کنیم و برای مواجهه با آن ها راهکارهایی را ارائه می دهیم. با ما همراه باشید تا با یکی دیگر از مهم ترین وظایف مدیر ساختمان بهتر آشنا شوید.
هدف از برگزاری جلسات ساختمان چیست؟
پیش از آنکه به چالش ها و راهکارهای جلسات ساختمان بپردازیم می خواهیم از اهمیت این جلسات و کارکرد مهم آن ها صحبت کنیم. در هر ساختمانی نیاز به اخذ تصمیمات مختلف و عملی کردن آن ها وجود دارد که این امر بر عهده مدیریت ساختمان است. مدیریت باید این تصمیمات را با مشارکت سایر ساکنین بگیرد و همه را از روند امور ساختمان مطلع کند. جلسات ساختمان همان جایی است که مدیر می تواند با ساکنین گفتگو کند و تصمیمات مهم ساختمان را بگیرد، بنابراین نباید آن را دست کم گرفت.
همچنین بخوانید مهمترین چالش ها و مشکلات مدیریت ساختمان چیست؟
به طور کلی جلسات ساختمان می تواند موارد زیر را رقم بزند :
- افزایش تعامل مدیر با ساکنین و ساکنین با یکدیگر،
- مشارکت تمامی افراد ساختمان در تصمیم گیری ها،
- مطلع شدن همه ساکنین از امور ساختمان،
- افزایش اعتماد میان مدیریت و ساکنین،
- حل مشکلات مشترک میان همسایه ها،
- اخذ تصمیمات بهتر و مؤثرتر برای ساختمان،
- مدیریت بهتر منابع و درآمد ساختمان.
برای برگزاری جلسات ساختمان با چه چالش هایی مواجه هستیم؟
شاید گمان کنید که برگزاری یک جلسه میان همسایه های یک مجتمع کار سختی نیست و چالش خاصی را به همراه ندارد، اما ما به شما می گوییم که همه چیز به آن سادگی که گمان می کنید نیست. شاید یک جلسه در آپارتمانی 6 واحده کار سختی نباشد اما در ساختمانی بزرگ تر با تعداد واحد بالا قطعا برپایی جلسه به راحتی امکان پذیر نیست و مشکلاتی را به همراه خواهد داشت.
-
شرکت نکردن برخی از همسایه ها در جلسه
یکی از چالش هایی که مدیران ساختمان هنگام جلسات با آن مواجه هستند این است که تمامی ساکنین در جلسه شرکت نمی کنند. عدم شرکت آن ها می تواند دلایل مختلفی از جمله مشغله کاری باشد. اما گاهی برخی از ساکنین اهمیت چندانی برای این جلسات قائل نیستند و بی دلیل در آن حاضر نمی شوند. عدم حضور برخی از اعضا در جلسه خود می تواند مشکلات جدیدی را به همراه داشته باشد.
برای مثال همسایه ای که در جلسه حضور ندارد از تصمیمات جدید بی خبر می ماند و سوالات او در مورد روند فعالیت های مدیریت بی پاسخ می ماند. در نتیجه ممکن است با ابهاماتی در خصوص مواردی از قبیل هزینه ها و مخارج ساختمان مواجه شود. شما به عنوان مدیر ساختمان باید انتظار شرکت نکردن عده ای را داشته باشید و خود را برای مشکلات پس از جلسه آماده کنید.
-
اختلاف نظر میان اعضا
موضوع دیگری که شما به عنوان مدیر ساختمان در جلسه با آن روبه رو می شوید اختلاف نظرهایی است که میان ساکنین و حتی میان آن ها و مدیریت رخ می دهد. ممکن است که شما تصمیمی را برای ساختمان اتخاذ کرده باشید اما با مخالفت ساکنین مواجه شوید. در این صورت حل این مسأله بر عهده شماست و باید در کمال آرامش و خونسردی صحبت تک تک اعضا را بشنوید و بهترین تصمیم را بگیرید.
-
احتمال بحث و مشاجره میان اعضا
یکی دیگر از چالش های برگزاری جلسات در ساختمان این است که برخی از ساکنین با یکدیگر دچار مشکل باشند و در جلسه حضوری بحث و مشاجره ای نیز رخ دهد. شما به عنوان مدیر ساختمان باید افراد را به آرامش دعوت کرده و در کمال خونسردی این مشکل را حل کنید.
همچنین بخوانید : برای حل اختلاف میان همسایه ها چه باید بکنیم؟
-
انتخاب روز و ساعت مناسب برای جلسه
انتخاب یک روز و ساعت مشخص یکی دیگر از چالش های مدیریت در برگزاری جلسه است. روزهای میانی هفته به دلیل مشغله کاری مناسب نیست و آخر هفته ها و تعطیلات نیز زمان استراحت و تفریح ساکنین است. بنابراین انتخاب هر روز و ساعتی قطعا مخالفینی خواهد داشت.
سعی کنید در یکی از جلسات در این خصوص صحبت کرده و از خود اعضا نظرسنجی کنید.
چه نکاتی را در برگزاری جلسات ساختمان باید رعایت کنیم؟
حال که با چالش های برپایی جلسه آشنا شدید بهتر است که با نکاتی که باید در برگزاری جلسه رعایت کنید نیز آشنا شوید و آن ها را به کار گیرید.
-
اطلاع رسانی به ساکنین
اطلاع رسانی به ساکنین بسیار مهم است. مدیر ساختمان نباید بهانه ای در خصوص عدم اطلاع رسانی به دست ساکنین دهد. بنابراین باید اطلاع رسانی از طرق مختلف صورت گیرد تا هیچ کس گلایه ای در این مورد نداشته باشد.
یکی از راه های هماهنگی ساکنین برای برگزاری جلسات در ساختمان تابلوی اعلانات است. اما توجه داشته باشید که اگر اطلاع رسانی فقط از طریق تابلوی اعلانات انجام شود ممکن است عده ای آن را نبینند و متوجه روز و ساعت جلسه نشوند. بنابراین بهتر است که همواره از چند روش مختلف اطلاع رسانی صورت گیرد.
پیامک زدن برای تمامی افراد یکی دیگر از راه های اطلاع رسانی می باشد که در مجتمع های بزرگ کاری خسته کننده و وقت گیر است. اما یکی از بهترین روش های اطلاع رسانی از طریق نرم افزارهای مدیریت ساختمان نظیر اپلیکیشن مای لابی من صورت می گیرد. با استفاده از این برنامه و امکانات آن نظیر تابلوی اعلانات و سرویس پیامک، در کمترین زمان می توان تمامی ساکنین را از برگزاری جلسه مطلع ساخت.
-
نوشتن صورت جلسه
ممکن است که در یک جلسه تصمیمی اتخاذ شود که برای اجرای آن نیاز به پرداخت هزینه ای از جانب ساکنین باشد. اما در زمان پرداخت هزینه یکی از ساکنین از پرداخت هزینه خودداری کرده و ساختمان را وارد مشکلی تازه کند. برای جلوگیری از این مشکل نیاز است که در زمان اجرای جلسه، تصمیمات اخذ شده کاملا مکتوب شوند و به امضای حضار برسند. در این صورت هیچ کدام از ساکنین نمی تواند مشکلی در این خصوص به وجود آورد.
-
صداقت و شفافیت در گفتار
مدیر ساختمان باید در کمال صداقت رفتار کند و صراحت کلام داشته باشد. جلسه ساختمان می تواند موجب تعامل بیشتر ساکنین با مدیریت شود. بنابراین ضروری است که ساکنین صداقت و شفافیت مدیریت را ببینند و با اعتماد کامل در تصمیم گیری ها و هزینه ها مشارکت داشته باشند.
-
اعلام طول مدت جلسه
بهتر است که در زمان اعلام روز و ساعت جلسه، مدت زمان آن را نیز مشخص کنید. در نظر داشته باشید که ممکن است برخی ساکنین برنامه دیگری داشته باشند و به دلیل نامشخص بودن تایم جلسه در آن حضور پیدا نکنند. همچنین طولانی بودن جلسه می تواند نکته ای منفی باشد و موجب عدم حضور عده ای در جلسه شود. پیشنهاد ما برای شما یک جلسه 1 ساعته است. مفید و مختصر!
-
رعایت بازه های زمانی مناسب میان جلسات
زود به زود جلسه گذاشتن را کنار بگذارید! بازه های زمانی کوتاه موجب بی ارزش شدن جلسات می شود و در نتیجه بسیاری از افراد در آن شرکت نمی کنند. بهتر است که هر سه ماه یکبار جلسه بگذارید و نکات مربوطه را مطرح کنید. در صورتی که موردی اضطراری پیشامد کرد می توانید جلسه ای را به شکل فوری تدارک ببینید.
از طرفی بازه های خیلی طولانی نیز می تواند به روابط میان مدیریت و ساکنین آسیب بزند و بسیاری از مسائل را برای آن ها در هاله ای از ابهام قرار دهد. بنابراین بازه مناسبی را در نظر بگیرید و تعامل با ساکنین را حفظ کنید.
همچنین بخوانید: هزینه مشترک ساختمان ها چیست؟
سوالات متداول
1. در جلسه ساختمان چه کسانی حق رأی دارند؟
طبق قوانین تملک آپارتمان ها، فقط مالکین واحدهای ساختمان و یا نماینده قانونی آنها حق رای دارند و مستاجرین و سایر ساکنین حق تصمیم گیری و رای دادن ندارند.
البته لازم به ذکر است که اگر مستاجرین، وکالت رسمی از مالک خود داشته باشند و یا در مواردی خاص مانند انتخاب مدیر ساختمان و طبق اساسنامه ساختمان و توافقات صورت گرفته بین مالکین و مستاجرین، حق رای دارند.
2. آیا می توان جلسات ساختمان را به صورت آنلاین برگزار کرد؟
بله ولی توصیه می کنیم برای تعامل بیشتر و بهتر اعضا با یکدیگر جلسات را به صورت حضوری برگزار کنید.
3. بهترین روش اطلاع رسانی جلسات ساختمان چه روشی است؟
اطلاع رسانی از طریق اپلیکیشن های مدیریت ساختمان بهترین روش اطلاع رسانی است.
سخن پایانی
مدیریت ساختمان در مجتمع های مسکونی امری مهم است و نیازمند اطلاعات کافی و رعایت اصول و قواعدی در این زمینه می باشد. یکی از وظایف مدیر ساختمان برگزاری جلسات است. جلسات ساختمان می توانند به تعامل میان ساکنین و مدیریت کمک کنند و بسیاری از مشکلات را حل کنند.
ما در این مطلب چالش های برگزاری جلسات در ساختمان را برشمردیم و نکاتی را در این خصوص ارائه کردیم. اگر شما نیز مدیر یک ساختمان هستید و می خواهید اطلاعاتی در این خصوص به دست آورید این مطلب را مطالعه کنید.
