نوشتن صورتجلسه ساختمان

در این مطلب، صفر تا صد تنظیم صورتجلسه ساختمان را آموزش می‌دهیم و قالب آماده حرفه ای را در اختیار شما می‌گذاریم.

صورتجلسه ساختمان چیست؟

صورتجلسه ساختمان سندی رسمی است که تمامی موضوعات مطرح شده در جلسات ساختمان در آن ثبت می‌شوند. این سند شامل موارد زیر است:

• تصمیمات گرفته شده
• مصوبات و توافقات
• رأی گیری ها
• مسئولیت های تعیین شده

به بیانی ساده، هر موضوع مهمی که در جلسه ساختمان مطرح و درباره آن تصمیم گیری می‌شود، باید در صورتجلسه ثبت شود. بنابراین، همه موارد به‌صورت مستند در دسترس خواهد بود. این سند را معمولا مدیر ساختمان، هیئت مدیره ساختمان یا منشی جلسه تنظیم می‌کند. از این سند می‌توانید به عنوان یک مرجع معتبر و رسمی، برای پیگیری امور ساختمان استفاده کنید.

همچنین بخوانید : نمونه متن درخواست مدیر برای نظافت ساختمان

صورتجلسه می‌تواند مربوط به موضوعات مختلفی باشد، از جمله:

• جلسات ماهانه ساختمان
• جلسات هیئت مدیره
• جلسات تعیین شارژ
• جلسات رسیدگی به مشکلات ساختمان
• جلسات مربوط به تعمیرات و بازسازی
• انتخاب یا تغییر مدیر ساختمان
• تغییر قوانین داخلی ساختمان
• بررسی شکایات ساکنین
• انتخاب پیمانکار یا شرکت خدماتی
• تصمیم گیری درباره هزینه های مشترک

انواع صورتجلسه ساختمان

صورتجلسه ساختمان انواع مختلفی دارد که در ادامه به مهم ترین آن ها اشاره می‌کنیم:

5 دلیل برای اهمیت تنظیم صورتجلسه ساختمان

بعضی از مدیران ساختمان جلسات را برگزار می‌کنند، اما تصمیمات را به طور رسمی و مستند ثبت نمی‌کنند. این موضوع شاید در ظاهر مشکل مهمی نباشد، اما در بلند مدت می‌تواند دردسرهای زیادی ایجاد کند.

در ادامه، توضیح می‌دهیم که چرا تنظیم صورتجلسه ساختمان اهمیت زیادی دارد:

1- جلوگیری از اختلافات و سوء تفاهم میان ساکنین

بسیاری از اختلافات ساختمانی به دلیل برداشت های متفاوت از تصمیمات جلسه ایجاد می‌شود. وقتی تصمیمات به طور رسمی و مکتوب ثبت شوند، همه ساکنین در جریان جزئیات تصمیمات قرار می‌گیرند. با نوشتن صورتجلسه، سوء تفاهم یا مشکلی به وجود نخواهد آمد.

برای مثال، اگر درباره افزایش شارژ ساختمان توافقی انجام شود، اما صورتجلسه ای وجود نداشته باشد، ممکن است بعضی از ساکنین بعدا این مسئله را انکار کنند.

2- شفافیت در مدیریت ساختمان

شفافیت در کار، یکی از مهم ترین اصول مدیریت ساختمان است. ساکنین باید بدانند چه تصمیماتی گرفته شده، هزینه ها چگونه تعیین شده‌اند و مسئولیت هر بخش برعهده چه کسی است. صورتجلسه باعث می‌شود همه چیز روشن و مستند باشد و اعتماد ساکنین به مدیریت ساختمان افزایش پیدا کند.

یکی از راه های شفافیت در مدیریت، استفاده از اپلیکیشن مدیریت ساختمان است برای اطلاعات بیشتر درباره نحوه دریافت گزارش مانده حساب و بدهی ساکنین با اپلیکیشن کلیک کنید.

3- ثبت رسمی تصمیمات و مصوبات

صورتجلسه به عنوان یک سند و سابقه رسمی از تصمیمات ساختمان محسوب می‌شود. هر تصمیم مهمی که در جلسه گرفته می‌شود باید ثبت شود تا در آینده امکان استناد به آن وجود داشته باشد. این موضوع در ساختمان های پر جمعیت اهمیت بیشتری دارد؛ زیرا، ممکن است مدیر ساختمان یا اعضای هیئت مدیره تغییر کنند.

4- پیگیری بهتر وظایف و مسئولیت ها

در جلسات ساختمان معمولا وظایفی برای افراد مختلف تعیین می‌شود؛ مثلا:

• پیگیری تعمیر آسانسور
• دریافت استعلام قیمت
• هماهنگی با پیمانکار
• بررسی مشکلات تأسیسات
• خرید تجهیزات مورد نیاز

اگر این موارد در صورتجلسه ثبت نشوند، به راحتی فراموش می‌شوند.

5- جلوگیری از اختلافات حقوقی

در بسیاری از پرونده های حقوقی مربوط به ساختمان، صورتجلسه به عنوان یک مدرک رسمی ارائه می‌شود؛ به همین دلیل، نوشتن اصولی و دقیق آن اهمیت بسیار زیادی دارد. در صورتی که اختلافی میان ساکنین یا مدیر ساختمان ایجاد شود، صورتجلسه می‌تواند از حقوق ساختمان یا هیئت مدیره دفاع کند.

ویژگی های یک صورتجلسه حرفه ای ساختمان چیست؟

یک صورتجلسه استاندارد و حرفه ای باید چارچوب مشخصی داشته باشد تا هم رسمی باشد و هم در آینده قابل استناد باشد. مهم ترین ویژگی های یک صورتجلسه حرفه ای عبارتند از:

• کوتاه اما کامل باشد.
• لحن متن حتما رسمی باشد.
• مصوبات و مسئولیت ها باید دقیق ثبت شود.
• متن صورتجلسه بی طرف باشد.
• هیچ جملات احساسی یا شخصی نباید در متن باشد.
• واضح، خوانا و شفاف باشد.
• ساختار منظمی داشته باشد.
• زمان و مکان جلسه در آن ثبت شود.
• اسامی حاضرین در آن ثبت شود.
• پیگیری اقدامات را راحت تر کند.
• زمان بندی داشته باشد.

قبل از نوشتن صورتجلسه چه کارهایی باید انجام دهیم؟

مدیر ساختمان یا منشی جلسه باید قبل از برگزاری جلسه، آمادگی لازم را داشته باشد. این مرحله پیش از جلسه اهمیت زیادی دارد؛ زیرا، کمک می‌کند بتوانید صورتجلسه را دقیق تر و حرفه‌ای تر تنظیم کنید.

• بررسی صورتجلسه قبلی

قبل از شروع جلسه جدید، بهتر است صورتجلسه جلسه قبلی را مرور کنید. در این صورت، می‌توانید وضعیت اجرای مصوبات را راحت تر پیگیری کنید.

• آماده کردن دستور جلسه

تمام موضوعاتی که می‌خواهید در جلسه بررسی کنید، باید از قبل مشخص کنید. این کار باعث می‌شود جلسه را منظم تر برگزار کنید و موردی را از قلم نیندازید.

• تهیه لیست حاضرین

بهتر است اسامی ساکنین حاضر، اعضای هیئت مدیره و مهمانان جلسه را ثبت کنید تا بتوانید جلسه را بهتر مدیریت کنید.

• آماده کردن فرم یا قالب صورتجلسه

بهتر است از قالب آماده متن صورتجلسه استفاده کنید تا این سند ساختار مشخصی داشته باشد و بتوانید آن را سریع تر تنظیم کنید.

• هماهنگی با اعضای هیئت مدیره

در بعضی جلسات لازم است قبل از برگزاری جلسه اصلی، هماهنگی های اولیه را با هیئت مدیره خود انجام دهید.

یک صورتجلسه استاندارد چه بخش هایی دارد؟

مهم ترین بخش تنظیم صورتجلسه، اطلاعاتی است که باید در آن ثبت کنید:

نمونه صورتجلسه ساختمان مسکونی

در ادامه، چند نمونه قالب حرفه ای صورتجلسه ساختمان را برای شما تهیه کردیم تا بتوانید تمرکز بیشتری روی موضوع جلسه داشته باشید:

نمونه 1:

عنوان جلسه: …………………………

تاریخ: …………………………

ساعت شروع: …………………………

محل برگزاری: …………………………

حاضرین:

• …………………………
• …………………………
• …………………………

موضوعات جلسه:

• …………………………
• …………………………
• …………………………

تصمیمات:

• …………………………
• …………………………
• …………………………

اقدامات و مسئولیت ها:

• آقای / خانم ………… مسئول ………… تا تاریخ …………
• آقای / خانم ………… مسئول ………… تا تاریخ …………

زمان جلسه بعدی:

…………………………

پایان جلسه:

ساعت …………………………

امضا:

نمونه 2:

صورتجلسه ساختمان

تاریخ: ……….

ساعت شروع جلسه: ……….

محل برگزاری: ……….

جلسه با حضور مدیر ساختمان و ساکنین محترم برگزار شد و موضوعات زیر مورد بررسی قرار گرفت:

• بررسی وضعیت شارژ ساختمان
• رسیدگی به تعمیر آسانسور
• بررسی نظافت مشاعات
• تعیین زمان سرویس تأسیسات

پس از بحث و بررسی، تصمیمات زیر اتخاذ شد:

• مقرر شد هزینه تعمیر آسانسور از شارژ ساختمان پرداخت شود.
• سرویس دوره ای تأسیسات تا پایان هفته انجام شود.
• شرکت خدماتی جدید جهت نظافت ساختمان بررسی و انتخاب شود.

جلسه در ساعت ………. پایان یافت.

امضا اعضای حاضر:

نمونه 3:

نمونه متن رسمی مدیر ساختمان برای اطلاع رسانی به ساکنین

با سلام و احترام

بدین وسیله به اطلاع کلیه ساکنین محترم می‌رساند جلسه ساختمان در روز ………. مورخ ………. ساعت ………. در محل ………. برگزار خواهد شد.

موضوعات مورد بررسی در این جلسه شامل تعیین هزینه های جاری ساختمان، بررسی وضعیت شارژ، رسیدگی به مشکلات مشاعات، تصمیم گیری درباره امور اجرایی مجتمع و سایر مسائل مرتبط خواهد بود.

خواهشمند است جهت مشارکت در تصمیم گیری ها و همکاری در مدیریت بهتر ساختمان، در زمان مقرر در جلسه حضور به هم رسانید.

با تشکر

مدیریت ساختمان

 دانلود فرم خام صورتجلسه ساختمان

مواردی که نباید در متن صورتجلسه بنویسید

شاید شما هم به عنوان مدیر ساختمان این تصور را دارید که باید تمام جزئیات جلسه را ثبت کنید. اما این کار کاملا اشتباه است و بهتر است موارد زیر را در صورتجلسه عنوان نکنید:

• توهین یا درگیری لفظی
• نظرات شخصی
• جملات احساسی
• قضاوت درباره افراد
• شوخی ها و حاشیه های جلسه
• اطلاعات محرمانه
• تهدید یا اظهارات تنش زا
• نقل قول های طولانی

توجه داشته باشید که متن صورتجلسه باید کاملا حرفه ای، بی طرف و رسمی باشد.

آموزش مرحله به مرحله نوشتن صورتجلسه ساختمان

برای تنظیم یک صورتجلسه دقیق و کاربردی معمولا باید چهار مرحله اصلی را پشت سر بگذارید. هرکدام از این مراحل نقش مهمی در کیفیت نهایی صورتجلسه دارند.

مرحله اول: آماده سازی قبل از جلسه

کیفیت صورتجلسه تا حدودی به آمادگی قبل از برگزاری جلسه بستگی دارد. اگر بدون برنامه وارد جلسه شوید، ممکن است اطلاعات و تصمیمات مهم را فراموش کنید یا ناقص ثبت کنید.

مرحله دوم: یادداشت برداری حین جلسه

در طول جلسه فقط نکات اصلی را یادداشت کنید و به جزئیات غیر ضروری نپردازید.

مرحله سوم: تنظیم نسخه نهایی

بعد از جلسه، متن را بازبینی کنید تا روان، شفاف و رسمی باشد و هیچ گونه ابهامی نداشته باشد. در این مرحله باید کارهای زیر را انجام دهید:

• دوباره متن دستور جلسه را بخوانید تا مطمئن شوید تمام موضوعات را پوشش می‌دهد.
• اگر بخشی از یادداشت ها ناقص یا مبهم است، همان لحظه آن را اصلاح کنید.
• تمام تصمیمات، رای گیری ها و اقدامات را دوباره مرور کنید تا اشتباهی در متن وجود نداشته باشد.
• حتما مدارک، اسناد و فایل های مهم را به صورتجلسه پیوست کنید و تمام جزئیات آن ها را در متن ننویسید.

مرحله چهارم: امضا و بایگانی

در نهایت، باید صورتجلسه را امضا کرده و در محلی امن بایگانی کنید.

اشتباهات رایجی که نباید در تنظیم صورتجلسه ساختمان انجام دهید

بسیاری از مدیران یا هیئت مدیره های ساختمان هنگام تنظیم صورتجلسه، ناخواسته اشتباهات مشابهی  را تکرار می‌کنند:

• ثبت نکردن تصمیمات نهایی
• مشخص نکردن مسئولیت ها
• نداشتن زمان بندی
• طولانی نوشتن متن
• ثبت تمام مکالمات
• تأخیر در تنظیم صورتجلسه
• استفاده از جملات مبهم
• نگهداری نامناسب اسناد

چرا استفاده از نرم افزار های مدیریت ساختمان مهم است؟

وقتی کارها و تصمیمات در حین جلسات ساختمان بیشتر می‌شود، مدیریت آن ها سخت تر می‌شود. استفاده از نرم افزار مدیریت ساختمان از جمله مای لابی من به شما کمک می‌کند پیگیری وظایف آسان تر باشد.

همچنین، می‌توانید با این نرم افزار به راحتی اسناد و صورتجلسه های ساختمانی را بایگانی کنید. از طرفی، می‌توانید سابقه تمامی جلسات ساختمانی را به طور منظم در اختیار داشته باشید. با این نرم افزار می‌توانید اطلاعیه های لازم برای برگزاری جلسات را برای ساکنین ارسال کنید.

به علاوه، می‌توانید جلسات را به صورت آنلاین برگزار کنید تا تمامی ساکنین بتوانند در هر زمان و مکانی در جریان امور ساختمان قرار بگیرند. حتی می‌توانید نکات و موارد لازم را به هیئت مدیره یا ساکنین یادآوری کنید. سپس، پس از اتمام جلسات، ریز صورت حساب ها و صورتجلسه را برای همه ارسال کنید.

حتی میتوان با اپلیکیشن نظرسنجی انجام داد، برای مشاهده نحوه برگزاری نظرسنجی ساکنین با اپلیکیشن مدیریت ساختمان کلیک کنید.

سوالات متداول

1. صورتجلسه چه تفاوتی با یادداشت جلسه دارد؟

صورتجلسه یک سند رسمی است که باید دقیق، شفاف و قابل استناد باشد. اما یادداشت جلسه معمولا شخصی و غیر رسمی است و برای ثبت نکات کلی استفاده می‌شود.

2. صورتجلسه ساختمان باید چه جزئیاتی داشته باشد؟

در متن صورتجلسه باید فقط موارد مهم و کاربردی از جمله موضوع اصلی جلسه، تصمیمات نهایی، مصوبات، مسئولیت ها و زمان بندی کارها را ثبت کنید.

3. چرا تنظیم صورتجلسه ساختمان اهمیت زیادی دارد؟

صورتجلسه ساختمان ستون اصلی پیگیری و اجرای تصمیمات است. این سند از فراموشی تصمیمات و بروز اختلاف بین ساکنین جلوگیری می‌کند.

4. آیا صورتجلسه ساختمان اعتبار قانونی و حقوقی دارد؟

بله، از آن جایی که صورتجلسه ساختمان تمامی موضوعات، تصمیمات و نتایج جلسه را پوشش می‌دهد، می‌تواند یک مستند رسمی برای جلسات حقوقی باشد.

سخن آخر

صورتجلسه حرفه ای ساختمان فقط یک گزارش ساده از جلسه نیست؛ بلکه سندی برای مدیریت بهتر، پیگیری دقیق تر و جلوگیری از فراموش شدن تصمیمات است. هرچه صورتجلسه شفاف تر، کوتاه تر و دقیق تر باشد، تصمیمات بهتر پیگیری و اجرا می‌شود. در واقع، جلسه ای که صورتجلسه اصولی نداشته باشد، معمولا خروجی موثری هم نخواهد داشت.