مدیریت چرخشی ساختمان چیست؟
در ساختمان های بزرگ و آپارتمان ها، تعداد زیادی افراد ساکن هستند، پس به قوانین و مدیری برای اجرای قانون نیاز دارند. مدیریت چرخشی ساختمان (یا مدیریت نوبتی ساختمان) روشی برای اداره امور ساختمان های مسکونی یا اداری است که در آن، مسئولیت مدیریت ساختمان به صورت دوره ای و برنامه ریزی شده، بین ساکنین یا مالکان جا به جا می شود.
خلاصه که به جای اینکه یک مدیر ثابت برای ساختمان تعیین شود، هر واحد برای یک مدت مشخص (مثلاً یک ماه یا یک فصل) وظایف مدیریتی را بر عهده می گیرد. اصول مدیریت چرخشی ساختمان شامل بهینه سازی تأسیسات و تجهیزات ساختمان، مدیریت مناسب منابع انسانی، بهره وری از فضاها و… می شوند.
مدیریت چرخشی ساختمان چگونه است؟
در ساختمان های بزرگ، اکثراً گروهی از ساکنین، یک جلسه تعیین مدیریت تشکیل می دهند و با اتفاق آرا، یک مدیر ساختمان انتخاب می کنند. از اونجایی که اجرای صحیح قوانین و نظم بخشی به امور ساختمان، ارتباط مستقیمی با مهارت مدیریتی مدیر ساختمان دارد، در بیشتر مواقع، یکی از مالکین ساختمان که آشنایی بیشتری نسبت به مسائل ساختمان دارد، به عنوان مدیر انتخاب می شود.
همچنین بخوانید : نحوه انتخاب مدیر ساختمان
در مقابل، بسیاری از ساختمان ها از روش مدیریت چرخشی ساختمان استفاده می کنند؛ در این روش، شخص انتخاب شده، فقط به مدت زمانی مشخص (مثلاً یک ماه یا یک سال)، وظیفه مدیریت ساختمان را بر عهده دارد؛ بعد از تمام شدن این بازه زمانی، دوباره با استفاده از رأی گیری، یک مدیر جدید از بین مالکین انتخاب می شود.
بعضی از مجتمع های مسکونی هم هستند که مدیر ساختمان را فقط از بین افراد داوطلب انتخاب می کنند؛ در این مواقع، بعد از تمام شدن دوره مدیریتی یک نفر، فرد بعدی از فهرست رأی گیری، بدون نیاز به رأی گیری مجدد، مدیر جدید ساختمان می شود.
مزایای روش مدیریت چرخشی ساختمان
- توزیع عادلانه مسئولیت ها: در این روش، فشار مدیریتی فقط روی دوش یک نفر نیست، بلکه به نوبت بین اعضای مختلف ساختمان تقسیم می شود.
- افزایش مشارکت و حس مالکیت: وقتی هر واحد در دوره ای مدیر می شود، نسبت به حفظ نظم، نظافت و هزینه ها حساس تر خواهد بود.
- شفافیت مالی بیشتر: چون مدیر در هر دوره عوض می شود، همه ساکنین دید بهتری از هزینه ها پیدا می کنند و احتمال بروز سوءتفاهم یا سوءاستفاده مالی، تا حد زیادی کمتر می شود.
- کاهش تنش و اختلاف ها: به جای اینکه یک مدیر دائمی به خاطر مسائل مختلف سرزنش شود، تمامی مسئولیت ها بین افراد مختلف تقسیم می شود؛ یکجورایی میشه گفت که نارضایتی یکجا انباشه نمی شود.
- جلوگیری از فرسودگی مدیر: مدیریت ساختمان گاهی زمان بر و پرتنش است؛ با چرخشی بودن، هیچ فردی تحت فشار دائمی قرار نمی گیرد.
- افزایش شناخت ساکنان از مسائل ساختمان: هر فردی که مدیریت را به عهده می گیرد، با نحوه کار و مشکلات ساختمان آشنا می شود و با گذشت زمان، اکثر ساکنین این دید را پیدا می کنند و در نتیجه، تصمیم گیری ها بهتر می شوند.
- کاهش هزینه (در ساختمان هایی که مدیر حق الزحمه دارد): اگر یک ساختمان، مدیریت چرخشی داشته باشد، دیگه نیازی به پرداخت هزینه های اضافه برای انتخاب یک مدیر حرفه ای یا ثابت نیست.
به طور کلی، مدیریت چرخشی ساختمان باعث بهبود وضعیت ساختمان و کاهش هزینه ها می شود.
معایب و چالش های مدیریت چرخشی ساختمان
- عدم تخصص مدیریتی: کلیه ساکنین دانش، تجربه یا زمان کافی برای مدیریت امور ساختمان را ندارند.
- بی نظمی مالی: نبود یک سیستم حسابداری ثابت می تواند باعث سردرگمی در مدیریت دخل و خرج شود.
- ایجاد اختلاف و تنش: برخی افراد مسئولیت پذیر نیستند و همین موضوع، نارضایتی دیگران را به دنبال دارد.
- کم کاری یا فراموشی مدیر موقت: به دلیل کوتاه بودن دوره مدیریت، معمولاً مدیریان نمی توانند کلیه وظایف خود را به درستی انجام دهند.
- نبود پیگیری بلندمدت: تعمیرات اساسی و برنامه های بلند مدت معمولاً نیمه کاره رها می شوند.
این چالش ها باعث می شوند تا برخی ساختمان ها پس از مدتی، استفاده از روش مدیریت چرخشی را کنار بگذارند.
چرا بعضی ساختمان ها مدیریت چرخشی را انتخاب می کنند؟
بسیاری از ساختمان ها به دلایل مختلفی تصمیم می گیرند از روش مدیریت چرخشی ساختمان استفاده کنند؛ یکی از مهم ترین دلایل، عدم تمایل ساکنین به پرداخت هزینه به یک مدیر حرفه ای یا ثابت است؛ به خصوص در ساختمان های کوچک که هزینه ها باید تا حد امکان کنترل شوند. از طرف دیگر، بی اعتمادی به مدیر ثابت یا تجربه های منفی قبلی هم معمولاً باعث می شوند تا ساکنین بخواهند خودشان ساختمان را مدیریت کنند.
همچنین بخوانید : آیا مدیر ساختمان حقوق دریافت می کند؟
همچنین، برخی از ساکنین معتقدند که با تقسیم عادلانه مسئولیت ها بین کلیه واحدها، همه ی افراد با مسائل مدیریتی و وضعیت ساختمان آشنا شده و به کنترل مسائل ساختمان، حساس تر می شوند. این روش بیشتر برای ساختمان های کم واحد که مدیریت آن ها پیچیدگی زیادی ندارد، بیشتر مورد استقبال قرار می گیرد.
مدیریت چرخشی برای چه ساختمان هایی مناسب است؟
مدیریت چرخشی ساختمان زمانی بهترین نتیجه را می دهد که شرایط خاصی در ساختمان وجود داشته باشد؛ به طور کلی، این روش بیشتر برای ساختمان های کوچک با تعداد واحد کم (معمولاً کمتر از 6 واحد) مناسب است. علاوه بر این، تعامل و همکاری خوب بین ساکنین، نقش بسیار مهمی در موفقیت مدیریت چرخشی دارد.
در صورتی که هزینه های ساختمان پایین، ساده و قابل پیش بینی باشند و همچنین قوانین و زمان بندی مشخصی برای مدیریت تعیین شده باشد، استفاده از این روش می تواند گزینه ای مناسب و مقرون به صرفه باشد.
وظایف مدیر در مدیریت چرخشی ساختمان
- ارائه فاکتورها و مدارک مربوط به دخل و خرج ساختمان تا همه بدانند پرداختی ها کجا خرج می شوند.
- بستن قراردادهای لازم مثل قرارداد اجاره، یا پیگیری قانونی مستأجرهای دردسرساز طبق مقررات.
- پیگیری بیمه ساختمان و واحدها برای مواردی مانند زلزله، آتش سوزی و هر اتفاق غیرمنتظره دیگر.
- رسیدگی به اختلاف ها و سعی در ایجاد هماهنگی بین ساکنین.
- گرفتن شارژ ماهانه برای تعمیرات، نظافت و کارهای ضروری.
- مدیریت خرج های روزمره، پس اندازهای لازم و هر درآمد مشترکی که وجود دارد.
- مشخص کردن و اعلام قوانین استفاده از آسانسور، پارکینگ و دیگر مشاعات ساختمان.
مدیر ساختمان باید در زمان تحویل پست مدیریت به نفر بعدی، گزارش کاملی در زمینه فعالیت های ساختمان، امور مالی و… به مدیر جدید بدهد. در صورتی که مدیر قبلی ساختمان به هر دلیلی به ساختمان آسیب رسانده باشد، باید هزینه اش را پرداخت کند.
نکات مهم برای موفقیت مدیریت چرخشی ساختمان
برای اینکه مدیریت چرخشی ساختمان بدون مشکل اجرا شود، رعایت چند نکته ضروری است:
در قدم اول، بهتر است یک برنامه زمان بندی مکتوب برای نوبت های مدیریت تهیه شود تا ابهامی وجود نداشته باشد. همچنین، وظایف مدیر باید به صورت شفاف و کتبی مشخص شوند تا هر فرد بداند چه مسئولیت هایی بر عهده دارد.
نکته: استفاده از دفتر یا فایل مشترک برای ثبت هزینه ها و درآمدها به شفافیت مالی کمک زیادی می کند.
در پایان هر دوره، مدیر قبلی باید با ارائه گزارشی کامل از وضعیت ساختمان، جایگاه مدیریتی را به مدیر بعدی تحویل دهد.
نکته: تمامی قوانین ساختمان باید با تأیید و تصویب ساکنان به اجرا درآیند.
قانون نامه مدیریت چرخشی ساختمان
این قانون نامه با هدف ایجاد نظم، شفافیت و تقسیم عادلانه مسئولیت ها در مدیریت چرخشی ساختمان تنظیم شده و برای کلیه ساکنان (مالکین و مستأجرین) لازمالاجراست. که ما در اینجا دو نمونه قانون نامه برای ساختمان های کوچک و بزرگ آماده کرده ایم.
قانون نامه مدیریت چرخشی برای ساختمان های کوچک
قانون نامه مدیریت چرخشی برای ساختمان های بزرگ
مدیریت چرخشی بهتر است یا مدیر ثابت؟
انتخاب بین مدیریت چرخشی و مدیر ثابت کاملاً به شرایط ساختمان بستگی دارد؛ در ساختمان های بزرگ با تعداد واحد زیاد، هزینه های بالا و مسائل پیچیده تر، معمولاً انتخاب مدیر ثابت یا شرکت مدیریت ساختمان گزینه مناسب تری است.
در مقابل، در ساختمان های کوچک که ساکنین همکاری خوبی با یکدیگر دارند، مدیریت چرخشی می تواند راهکاری کم هزینه و کاربردی باشد؛ البته به شرطی که قوانین و وظایف به درستی تعریف شده باشند.
سوالات متداول (FAQ)
1. دوره مدیریت چرخشی ساختمان چه مدت است؟
مدت زمان مدیریت بسته به توافق ساکنان می تواند یک ماه، سه ماه، شش ماه یا یک سال باشد؛ این بازه معمولاً در مجمع عمومی که برای انتخاب مدیر برگزار می شود، تعیین خواهد شد.
2. مدیر جدید چگونه انتخاب می شود؟
در برخی از ساختمان ها، مدیر جدید با رأی گیری انتخاب می شود. در برخی دیگر هم در زمان انتخاب اولین مدیر، فهرستی از داوطلبان درست می شود و مدیران بعدی به نوبت بر اساس این فهرست انتخاب می شوند.
آیا میدانید بهترین روش مدیریت ساختمان چیست؟
3. آیا مدیر قبلی باید گزارش عملکرد ارائه دهد؟
بله. در مدیریت چرخشی ساختمان، مدیر قبلی باید گزارش کاملی در زمینه مسائل مالی، فنی و اجرایی ساختمان به مدیر جدید بدهد.
4. اگر مدیر در دوره مدیریتی خود، خسارتی به ساختمان وارد کند، چه می شود؟
اگر مدیر به ساختمان خسارتی وارد کند (عمدی یا غیر عمدی فرقی ندارد)، بر اساس قوانین داخلی ساختمان، باید برای جبران خسارت، هزینه اش را پرداخت کند.
5. آیا در مدیریت چرخشی ساختمان، امکان سلب مسئولیت وجود دارد؟
خیر. هر مدیر در زمان مدیریت خود، باید کلیه وظایف مدیریتی مثل بیمه کردن آپارتمان و واحدها، ارائه فاکتور دخل و خرج ساختمان، مدیریت خرج های روزمره و… را به طور کامل انجام دهد.
6. آیا مدیریت چرخشی برای همه ساختمان ها مناسب است؟
درست است که استفاده از روش مدیریت چرخشی ساختمان، مزایای زیادی دارد ولی برای ساختمان های بزرگ با ساکنین زیاد که هزینه ها و مشکلات زیادی دارند، این روش مناسب نمی باشد.
7. آیا مدیریت چرخشی از نظر قانونی مجاز است؟
بله، طبق قانون تملک آپارتمان ها، ساکنان می توانند با توافق جمعی از این روش استفاده کنند.
8. اگر مدیر چرخشی وظایفش را انجام ندهد چه می شود؟
مجمع ساختمان می تواند او را عزل کرده و فرد بعدی را جایگزین کند.
9. اگر در رأی گیری مدیریت نوبتی، بعضی اعضا موافقت نکنند، حکم چیست؟
اگر مدیریت چرخشی با رأی اکثریت در مجمع عمومی تصویب شود، برای همه ساکنان لازم الاجرا است، حتی اگر برخی از افراد مخالف باشند.
جمع بندی
برای مدیریت قوانین، مسائل مالی، تعمیراتی، نظافت و… در یک ساختمان، باید یک مدیر تعیین شود؛ در ساختمان های کوچک با تعداد ساکنین کم، بهتره یک شخص ثابت را به عنوان مدیر دائمی انتخاب کرد؛ ولی در مجتمع های مسکونی بزرگ که ساکنین زیادی دارند، بهتره که از روش مدیریت چرخشی ساختمان استفاده کرد.
منظور از مدیریت چرخشی ساختمان، روشی است که در آن، گروهی از اعضای ساختمان جمع می شوند و یک مدیر را به اتفاق آرا تعیین می کنند؛ مدیر انتخاب شده، فقط به مدت مشخصی (1، 3، 6 و 12 ماهه)، وظایف مدیریت ساختمان را بر عهده دارد؛ بعد از تمام شدن بازه زمانی، یا مجدداً یک مجمع تعیین مدیر ساختمان برگزار می شود، یا اگر اعضای ساختمان پیش بینی کرده باشند، از قبل یک فهرست از افراد داوطلب برای مدیریت را تهیه کرده اند و مدیر بعدی را از آن فهرست انتخاب می کنند.
